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Le module Syndic


Pour s’adapter à différents besoins, le module  Syndic est disponible en plusieurs versions. Il permet la gestion de copropriétés selon différentes méthodes de travail : budget prévisionnel, appels de fonds et répartition des charges en fin d’exercice ou répartition réelle périodique. Son interface conviviale permet une prise en main rapide.
Pour une optimisation des performances du logiciel, nous vous conseillons de vérifier votre configuration.

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Le budget prévisionnel


• Gestion des budgets : ordinaires, exceptionnels ou travaux, fonds de roulement • Le budget est défini par clés de répartition (postes de charges). Il est possible de décomposer chaque clé de répartition en différents comptes (salaires, entretien, espaces verts,…) • Le budget peut directement être défini par rapport à l’exercice précédent (budget précédent ou réalisé précédent) avec augmentation possible en pourcentage • En temps réel, il est possible de suivre l’évolution du budget entre la valeur budgétisée et les charges réellement constatées et de croiser ces informations par rapport à l’exercice précédent • L’édition individualisée du budget permet de donner instantanément la position de chaque copropriétaire • Pour des budgets travaux, par exemple, il est possible de simuler une répartition de charges et d’éditer ainsi des tableaux synthétiques ou des états individualisés.



Les appels de fonds


Les appels de fonds sont définis par rapport à un budget, en nombre d’appels et en pourcentage • Ils peuvent être appelés sur le budget de l’exercice précédent avec une gestion automatique des réajustements sur le nouveau budget • Les appels de fonds peuvent être édités sous différentes formes : avec solde antérieur, avec détail du compte, avec mention de tous les appels, uniquement l’appel de la période, avec ou sans coupon détachable • Ils peuvent être envoyés à un ou plusieurs correspondants • Les appels de fonds peuvent être conservés ou supprimés au moment de la répartition.



La comptabilité


La saisie comptable

De nombreux automatismes allègent le travail de saisie : • Saisie rapide des encaissements d’appels de fonds sur simple référence • Contrôle de saisie avec solde en réel du compte • Nombreux automatismes en fonction du type de journal • Libellés automatiques paramétrables • Edition automatique des bordereaux de remise de chèques en banque, des lettres chèques à établir, des ordres de virements… • Recherches multi-critères d’écritures • Option spéciale de saisie en multi-copropriétés.

La consultation et le suivi des comptes

Consultation et édition des comptes avec le détail des écritures pointées ou non pointées… • Suivi des comptes copropriétaires avec édition des courriers associés (gestion automatique d’un code de relance, relances d’impayés, rappels, mise en demeure).


Le suivi des comptes bancaires

• Pointage du compte de banque à l’écran (avec gestion automatique des n° de relevés) • Edition de l’état de rapprochement bancaire • Rapprochement bancaire automatisé par fichier • La gestion des différentes normes bancaires AFB, MultiLine (Luxembourg), Pacifique (Nouvelle Calédonie et Polynésie Française) • Etat de consolidation des comptes de trésorerie • Edition de la pointe avec consolidation des différents comptes.

Le suivi des comptes fournisseurs

• Lettrage automatique des comptes • Etat des comptes créditeurs • Echéanciers • Ordre de virements, lettres chèques…


Les documents comptables

• Journaux • Grand livre • Balance • Balance consolidée multi-copropriétés.

Les options et les automatismes

• Masques de saisie programmables • Gestion des remises de chèques en attente • Editions de remises de chèques paramétrables pour une adaptation aux bordereaux bancaires normalisés • Import/Export d’écritures pour différents formats prédéfinis (Ciel, Sage, CCMX) ou pour des formats paramétrables • Pointage du compte de banque • Rapprochement bancaire automatisé par fichier • Gestion des différentes normes bancaires AFB, MultiLine (Luxembourg), Pacifique (Nouvelle Calédonie et Polynésie Française) • Les écritures d’appels de fonds ordinaires, spéciaux et fonds de roulement, de frais de relance, de répartition de charges, de clôture d’exercice sont automatiques • Fonction lettrage des comptes sur montant, sur pièces • Clôture périodique optionnelle • Reprise automatique des “à nouveaux” : en solde ou avec le détail des écritures non pointées • Chevauchement d’exercices.



Les mutations


• Gestion des mutations multiples pour un même lot sur un même exercice • Code mutation affecté à chaque poste de charges : à charge du vendeur, de l’acheteur, au prorata temporis ou charge spéciale (sur consommation individuelle) • Possibilité d’établir un arrêté de compte provisoire par rapport au budget ou au réalisé • Régularisation automatique en répartition.



Les assemblées générales


• Bibliothèque de résolutions • Edition automatique des convocations en AG, des pouvoirs et feuilles de vote et de la feuille de présence • Gestion du vote en temps réel (ou différé) avec calcul instantané des résultats par résolution • Impression des résultats : tableau récapitulatif de synthèse • Edition automatique du rapport d’Assemblée.



L’Assemblée générale nomade


Ce module additionnel permet de gérer une Assemblée Générale en mode déporté sur une micro ordinateur portable. Sur option, le syndic « emporte » l’historique complet des événements de la copropriété. Le syndic gère les votes en temps réel avec un calcul immédiat des différentes majorités en fonction des différents articles (intégration des contraintes liées à la loi SRU, gestion de la règle de la main dominante et intégration des majorités spéciales et spécifiques au Luxembourg). • Gestion des départs et arrivées en cours d’AG • Prise de note en cours d’AG • Edition des résultats des votes et du rapport.



Le carnet d’entretien


• Gestion des contrats annuels et pluriannuels : assurances, travaux, contrats de syndic, contrats d'entretien, dommage-ouvrage... • Suivi des contrats: renouvellement, échéance, fournisseurs concernés, historique du dossier • Présentation normalisée du carnet d’entretien En liaison avec le module Organiseur®, le carnet d’entretien devient un véritable outil de gestion. Il permet de référencer les événements associés à un dossier : scanner des contrats, des comptes-rendus de visite... L’historique et la prospective sont accessibles par simple clic. Ce module, à valeur ajoutée, apporte à chaque syndic une valorisation et différenciation de son service rendu aux copropriétaires.



Les états de synthèse de chaque copropriété


• Récapitulatif de consommations par copropriétaire : eau froide, eau chaude, chauffage,… • Etat des dépenses : avec ou sans TVA, avec ou sans quote-part locative • Balance des comptes • Décompte individuel avec ou sans colonne TVA, avec ou sans colonne récupérable • Tableaux synthétiques de répartition • Situation de trésorerie • Etat des dettes et des créances • Etat des comptes débiteurs • Etats d’analyses paramétrables • Export des parts récupérables vers le module Gérance.



Les liens Internet


La technologie transparente et intégrée d'internet dans La Solution Crypto permet non seulement la publication de biens mais également la publication de comptes (Copropriétaires ou Copropriété) et la gestion complète des emails (émission-réception).

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